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Option Voyages recrute

Responsable de Visas

Objectif de la fonction
L’objectif de cette fonction est d’organiser, coordonner et superviser les activités du département visa afin de garantir une gestion fluide, rigoureuse et conforme aux exigences consulaires. Le responsable veille à assurer un traitement efficace et précis des demandes pour maximiser la satisfaction client, tout en maintenant des relations professionnelles avec les ambassades et consulats afin d’optimiser les procédures. Il joue également un rôle clé dans le développement de la notoriété de l’agence en garantissant un service fiable, réactif et performant

Mission
– Mettre à jour les procédures internes en fonction des nouvelles réglementations consulaires.
– Définir les priorités et organiser les tâches de l’équipe pour optimiser les délais de traitement.
– Établir des partenariats stratégiques avec les consulats et prestataires pour améliorer l’efficacité globale du service.
– Prévoir des réunions trimestrielles pour l’évaluation des performances du département et identifier des axes d’amélioration.
– Mettre en œuvre des actions correctives en réponse aux réclamations clients ou aux incidents.
– Adapter les procédures internes pour améliorer l’efficacité du service.
– Proposer des solutions innovantes pour optimiser l’expérience client et les délais de traitement.
– Organiser des formations internes pour renforcer les compétences de l’équipe face aux nouvelles exigences consulaires.
– Réévaluer les partenariats en fonction de leur performance et ajuster les collaborations si nécessaire.
– Superviser les dossiers en cours et organiser les tâches quotidiennes de l’équipe.
– Assister les clients dans leurs démarches et assurer un suivi personnalisé.
– Maintenir une communication efficace avec les ambassades et consulats.
– Mettre à jour les statuts des demandes dans les outils de gestion (CRM, bases de données).
– Gérer les réclamations et apporter des solutions rapides.
– Mettre à jour régulièrement les procédures internes selon l’évolution des règles.
– Consolider les partenariats existants et en développer de nouveaux.
– Réagir face aux urgences imprévues liées aux refus ou retards de visas.
– Contrôler la conformité des dossiers traités.
– Évaluer la satisfaction client via des feedbacks et des réclamations reçues.
– Analyser les données du CRM pour suivre les délais et taux de succès des demandes.
– Vérifier l’impact des partenariats et ajuster les collaborations si nécessaire.

Exigences
* Minimum Bac + 3 en techniques et procédures douanières ou une filière équivalente,
* Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
* Outils informatique (MS Office : Word, Excel …) Familiarité avec les Systèmes des consulats et des ambassades
* Gestion du temps / Gestion des priorités / Gestion de stress
* Confidentialité & discrétion / Crédibilité & transparence / Persévérance / Communication / Esprit d’équipe /Orientation résultats
* Français & Anglais

Comment postuler
Merci d’envoyer votre CV par mail ›

Ville › Kairouan
Entreprise › Option Voyages
Tel / Fax › 28307760